Von der Bedarfsanalyse bis zur ersten Schicht: Wie deutsche Pflegeheime und Kliniken examinierte Pflegefachkräfte aus dem Ausland legal einstellen — inkl. Anerkennung nach §40 PflBG und Visumverfahren §18a AufenthG.
Schritt 1 — Bedarf konkretisieren
Bevor das Verfahren startet, sollte der Personalbedarf präzise definiert sein: Stellenanzahl, Spezialisierung (Allgemein, Intensiv, OP, Geriatrie, Pädiatrie), Schichtmodell, Tarif, Wohnortmöglichkeiten und gewünschtes Sprachniveau. Erfahrungsgemäß ist das gewünschte Niveau Pflegedeutsch B2 — für leitende Funktionen oder Spezialbereiche kann C1 erforderlich sein.
Schritt 2 — Kandidatenauswahl aus dem Pool
Spezialisierte Vermittler verfügen über vorqualifizierte Pools aus der Türkei, dem Balkan oder den Philippinen. Die Vorauswahl erfolgt anhand von Berufsabschluss, Erfahrungsjahren, Sprachzertifikat und Charakterprofil. Empfehlenswert ist ein 30–45-minütiges Video-Interview, in dem auch Pflegealltagsfragen besprochen werden.
Schritt 3 — Anerkennungsverfahren parallel starten
Die Anerkennung des Berufsabschlusses erfolgt über die zuständige Anerkennungsbehörde des Bundeslandes (z.B. Bezirksregierung Münster für NRW). Bei Defiziten werden eine Kenntnisprüfung oder ein Anpassungslehrgang verlangt. Letztgenannter dauert typischerweise 6–12 Monate und kann an deutschen Pflegeschulen absolviert werden.
Wichtig: Das Anerkennungsverfahren kann bereits vor Einreise gestartet werden — und parallel zum Visumverfahren laufen. Wir empfehlen, mit der Anerkennung 3–4 Monate vor geplanter Einreise zu beginnen.
Schritt 4 — Arbeitsvertrag und Vorabzustimmung
Der Arbeitsvertrag muss in deutscher Sprache vorliegen und Tariflohn oder einen vergleichbaren Lohn nach den jeweiligen tariflichen Regelungen ausweisen. Die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit prüft, ob das Beschäftigungsverhältnis den deutschen Standards entspricht. Bearbeitungsdauer: typischerweise 2–4 Wochen.
Schritt 5 — Visumantrag und Einreise
Der Antrag auf Einreise nach §18a AufenthG (qualifizierte Beschäftigung) wird bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung gestellt. Beigelegt werden: Reisepass, Arbeitsvertrag, Anerkennungsbescheid bzw. Bescheid über bedingte Anerkennung, Sprachzertifikat, Vorabzustimmung der BA und Krankenversicherungsnachweis. Die Bearbeitung dauert 4–8 Wochen.
Schritt 6 — Onboarding und Integration
Mit dem Einreisetag beginnt die wichtigste Phase: Wohnung, Anmeldung beim Einwohnermeldeamt, Steuer-ID, Bankkonto, Krankenversicherung, ggf. Anpassungslehrgang oder Sprachkurs zur Vertiefung. Erfahrungsgemäß entscheidet die Qualität der ersten 90 Tage darüber, ob die Pflegekraft langfristig im Team bleibt.